李新迎

随着计算机在工作中的广泛应用，办公自动化程度越来越高，我们办理价格认定案件时越来越多地使用计算机以为核心的各种现代化办公技术与设备，极大的提高了我们的工作效率。但是，作为价格认定工作的最后一个环节——档案管理，基本还处于原始的档案室——档案柜——档案案卷的原始模式，计算机技术在档案管理中的应用，也仅限于档案文件的输入打印。档案电子化、信息化严重滞后，影响了价格认定档案的保管、保存、利用，不利于发挥价格认定档案在价格认定工作中的重要作用，实行价格认定档案电子化，是办公自动化在价格认定档案管理环节的要求。

一、价格认定档案电子化包括的主要内容

1．价格认定档案检索的电子化

价格认定档案检索的电子化，主要是建立价格认定档案电子目录，把所有价格认定档案的主要信息（包括文号、文件名、内容概要，文档所在位置等内容）都录入电子目录。通过电子目录，可以根据查找条件查询相符的档案并快速找到档案。

2．价格认定档案的电子化采集

价格认定档案的电子化采集主要是通过计算机、扫描仪等工具，把纸质档案转换成以图片、PDF文件等格式保存在计算机上的电子档案。

3．价格认定档案的联网

价格认定档案的联网，是指在实现了上面两个步骤后，可以通过网络，实现在价格认定系统内一定范围的联网查阅，实现资源共享。

二、价格认定档案电子化的优点

1．有利于价格认定档案的保管、保存、保护
实现价格认定档案电子化后，档案的利用更加安全，可以减少纸质档案的查阅，并且电子档案的储存需求空间小，便于备份复制，这都有利于纸质档案及档案信息的保管、保存、保护。

2．有利于提高价格认定档案的利用效率

价格认定工作中，经常遇到同类标的，特别是办理价格认定基准日较久远的案件时，查阅相近基准日同类标的价格认定档案对于案件的办理具有很大的帮助。司法机关、行政机关及其他部门或个人，有时也需要查阅价格认定档案。如果未实行档案电子化，纸质档案的查找是一件费时费力的工作，而如果实现了档案电子化，在计算机上输入相关查找条件，找到相关档案，只需要几分钟。

实现价格认定档案电子化后，可以对有档案查阅需求的人员分级授权，相关人员可以根据权限通过网络实时查询档案信息，这样就极大的方便了相关人员的工作。

3．有利于价格认定档案交流

价格认定档案电子化后，一个U盘就可以存储几百甚至上千份档案，一个移动硬盘有可能就能存储一个单位所有的价格认定档案，这样就为不同地区之间的档案交流提供了极大的便利。

4.有利于实现价格认定系统内档案信息共享

价格认定档案电子化，使档案的即时远距离传输、查阅成为可能。

在实现价格认定档案电子化之前，各地价格认定机构的档案就是一个互不相连的独立的单元。而实现价格认定档案电子化之后，各地的档案库就可以通过网络连接成一个有机的整体。

三、价格认定档案电子化的难点及对策

1.重视程度不够

档案电子化是随着办公自动化发展起来的后起事物，尚未引起各级领导及档案管理人员的足够重视。对此，要加大档案电子化重要性的宣传，提高各级领导和档案管理人员充分认识到档案电子化的对档案电子化的重要性的认识。

2.档案管理队伍建设不足

由于价格认定机构普遍存在人员少、任务重的困境，因此对价格认定档案管理人员的配备很多地方存在不足，一些现有的档案管理人员存在无法应对档案电子化工作的情况。对此要在力所能及的范围内加强价格认定档案管理队伍，强化对档案管理人员的电子化教育，使价格认定档案管理队伍适应档案电子化的需求。

3.现有软硬件设施不足以适应档案电子化工作需求

由于电子设备更新换代速度快，价格认定档案电子化对于计算机及附属设施的配置及相关办公软件的都有一定要求，现在很多价格认定机构存在硬件老化，软件不适应档案电子化的情况。对此要及时进行相关软硬件的更新和维护。

4.档案电子化初始工作量大

由于价格认定档案存量巨大，如果一次性全部实现档案电子化所消耗的人力、物力过于巨大，会严重干扰价格认定工作的正常开展。对此，可以采取新增档案及时电子化，存量档案有选择地逐步电子化的方法。对于年代久远的价格认定档案，可以不予电子化。

5.档案电子化增加了保密工作的难度

档案电子化后，特别是实现档案信息联网共享后，所有的档案信息都以电子数据的形式保存在电脑里，并且通过互联网传输，将增加档案信息泄露的危险，电子数据也存在丢失的危险。对此我们要制定严格的电子文档管理制度，电子文档要备份，秘密文件要加密，查阅权限要分级管理，采取加密通讯、防火墙等安全措施，有效保证系统的保密性，使数据不被非法访问、修改和破坏。要严把电子文档载体质量关，加强对存储设备的保管。